Dokumentų valdymas brūkšniniu kodu

Žymos

dokumentai, dokumentų valdymas, procesai, programinė įranga, verslo valdymas

Šūsnys popierių, sumaišyti dokumentai, išmėtyti segtuvai. Toks vaizdas veda į neviltį bet kuriuos biuro administratorius. Ne tik juos, bet ir buhalterius, įmonių ir skyrių vadovus ir visus darbuotojus. Kaip spręsti netvarkos problemas? Bausti nenuosekliai dirbančius darbuotojus? Deja, šis būdas prie gero neprives. Paprasčiausiai įdiegiamos tam tikros kompiuterizuotos sistemos, kurių pagalba dokumentų valdymas tampa kur kas organizuotesnis. Vienos iš tokių sistemų principas – barkodas.  Dokumentams yra priskiriami brūkšniniai kodai, taip juos galima daug lengviau atsekti, rasti, taisyti, pildyti bei išsiųsti gavėjui. Brūkšninio kodo pagalba greitai surandame reikiamą bylą ar dokumentą, stebime visą dokumentų judėjimo ciklą, sekame dokumentų saugojimo terminus.

Privalumai, kuriuos teikia įmonėje įdiegtas kompiuterizuotas dokumentų valdymas:

• Jo pagalba daug lengviau valdysite bei kontroliuosite visus įmonės turimus dokumentus, sutartis.
• Sistemoje galėsite sekti dokumentų galiojimo terminus.
• Saugosite korespondenciją ir ją galėsite perduoti atsakingam asmeniui.
• Paieškos pagalba nesunkiai rasite reikiamą dokumentą.
• Nesunkiai pavyks parengti reikiamą dokumentą naudojantis sukurtais šablonais.
• Greitai įregistruosite parengtą dokumentą.
• Patogus dokumentų paskirstymas organizacijoje, darbuotojų supažindinimas su dokumentais ir kita susijusia informacija.
• Paprastesnis audito atlikimas. Bus lengvai matomi dokumentų pakeitimai, redagavimai, atnaujinimai.
• Niekada nepamesite reikiamų dokumentų.
• Galiausiai – įmonė patiria mažesnius popieriaus, spausdinimo, kopijavimo, saugojimo bei transportavimo kaštus.

Kadangi visi ir kiekvienas atskirai įmonės dokumentas – neįkainojamas turtas, todėl juos reikia ne tik mokėti teisingai rašyti, įforminti, bet svarbiausia – išsaugoti. Dėl šios priežasties dokumentų valdymas tampa viena svarbiausių užduočių įmonės vadovams. Įdiegta sistema leis taisyklingai rengti, tvarkyti, apskaičiuoti ir, svarbiausia, saugoti visus dokumentus. Juk dokumentų valdymas – tai visos juose esančios informacijos valdymas. Optimizuojant verslo procesus, kartu su dokumentų valdymo sistema, diegiama ir CRM sistema – sklandesniam ryšių su klientais valdymui. Pažymėtina tai, kad šiandien pasikeitė pats požiūris į dokumentų valdymą ir jau puikiai suvokiama, kad vykdomas nebe dokumentų, bet juose esančios informacijos valdymas.

Juk ne visos įmonės naudojasi vien tik elektroninėmis dokumentų versijomis, kurias galima perkelti į „debesį“ – internetą. Bet tai jau kita tema.

Įdiegus dokumentų valdymo sistemą įmonėje, efektyviai valdysite dokumentus, jie bus lengvai prieinami įmonės ar darbuotojų poreikiams tenkinti, bus apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo.

CRM sistema – palengvinantis darbą verslo įrankis

Žymos

crm, crm sistema, klientai, klientų valdymas, telematketingas, verslo valdymas

CRM sistema (ang. “Customer Relationships Management” – “Santykių su klientais valdymas”) – tai puikus sprendimas Jūsų verslui.  Įmonėje jau įdiegto sistemos pagalba efektyviai valdysite klientų duomenų bazę ir galėsite vykdyti efektyvų jų aptarnavimą. Daugelis įmonių jau seniai padarė išvadą, kad tik efektyvus klientų aptarnavimas glaudžiai susijęs su sėkmingu verslu, didesnėmis augimo bei plėtros galimybėmis. Vadovams CRM sistema – tai bus puikus būdas informacijos analizei, o pardavimų ar klientų aptarnavimo vadybininkams – nepakeičiamas instrumentas klientų ir pardavimų valdyme.

CRM sistema leidžia sukurti tokią verslo valdymo strategiją, kuri leidžia geriausiai optimizuoti esamus santykius su klientais, stengiantis juos išlaikyti prie Jūsų įmonės. Tik orientuota į klientą ir jų poreikių tenkinimą įmonė gali naudotis sukurta sistema, kuris palengvins darbą. Bus galima efektyviai išnaudoti klientų duomenų bazę, mažiau laiko skiriant naujų klientų paieškoms. Nebus sunku išlaikyti seną klientą, kuris pažįsta įmonės koncepciją, atitraukiant jį nuo konkurentų, jeigu pasiūlysite patogesnį ir lankstesnį aptarnavimo modelį. Klientas visada pirmas galės susipažinti su naujausia įmonės informacija.

Klientų lojalumas ir jo išsaugojimas – viena svarbiausių misijų versle. CRM sistema leidžia rinkti ir kaupti informaciją, kuri vėliau gali būti panaudota didesniam klientų skaičiui pasiekti ar jų lojalumui sukurti. Šiuolaikinės technologijos šį darbų procesą nesunkiai įgyvendins.

Surinkta informacija apie klientus nesunku pasidalinti su kolegomis darbe reikiamu laiku. Tam reikalingas tik personalinis kompiuteris ir interneto ryšys, todėl savo klientus galėsite pasiekti iš bet kurios pasaulio vietos Jums patogiu laiku. Universalūs sprendimai leis prižiūrėti, gauti bei valdyti tikslią informaciją, susijusią su klientų santykiais. Klientai tikrai tai įvertins ir rinktis įmonę, kur jiems skiriamas didesnis dėmesys, “priežiūra”.  Juk kiekvienam malonu būti ar bent jau jaustis išskirtiniu. Klientai taip pat ir patys galės pasiekti dalį informacijos, būti reguliariai informuojami apie naujienas, pokyčius, įvykius.

Taupykite savo, įmonės darbuotojų bei klientų laiką, naudokitės CRM sistema ir patys pajusite sistemos teikiamos privalumus. Taip sutaupysite komunikacijų bei kanceliarijos išlaidas, kurias galėsite skirti klientų lojalumui išsaugoti

Verslo valdymo sistemos Lietuvoje

Žymos

pardavimai, procesai, programinė įranga, verslininkai

Didelė Lietuvos įmonių dalis susiduria su tokiomis problemomis, kaip neracionalus klientų talpinimo aparatas (duomenys saugomi keliose vietose), todėl nukenčia efektyvus darbo laikas jau turimų klientų paieškai (juos tenka tarsi iš naujo ieškoti ir atrasti), o juk visiems brangus laikas, ypač verslo įmonėms. Vadovai, norėdami paskirstyti darbus, neretai kviečiasi darbuotojus pasitarimams, susirinkimams, tenka kiekvienam asmeniškai rašyti individualų elektroninį laišką dėl turimos atlikti užduoties, nors tam galima skirti vos keletą sekundžių ir viską susisteminus, suteikti prisijungimus kiekvienam darbuotojui prie verslo valdymo sistemos. Jei darbų vadovas kelia reikalavimus visuomet paruošti ataskaitą apie atliktą vieną ar kitą užduotį ar visos dienos darbą, tam darbuotojas neretai skiria paskutinę darbo valandą, pildydamas formas, lapus, rašydamas laiškus bei ataskaitas, o juk užtenka vos keleto sakinių, pažymėjimų sistemoje ir vadovas gaus ataskaitą vos kelių minučių bėgyje. Taigi visas šias, aukščiau paminėtas, problemas gali lengvai išspręsti įmonėje įdiegtos verslo valdymo sistemos.

Tad kokius gi privalumus teikia tos ypatingos ir vis plačiau Lietuvos įmonėse jau naudojamos arba girdimos konkurentų įsigytos verslo valdymo sistemos? Jų pagalba darbuotojai galės kaupti visą reikalingą informaciją vienoje vietoje, dar kitaip vadinamoje “bazėje”. Bus efektyviai naudojamas darbo laikas bei planuojama darbo diena (jei reikalinga – galimi nustatymai valandomis, dienomis, savaitėmis ir pan.). Didelė pagalba sistemoje darbų vadovams, kai gali deleguoti darbus kiekvienam komandos nariui, o kiti darbuotojai tai gali matyti ir taip nekils nesklandumų darbų paskirstyme. Yra įdiegtas patogus darbų planavimo kalendorius, pagal kurį galima planuoti tiek individualias, tiek grupines užduotis, lengvai bus matoma atliktų darbų ir jų trukmės istorija bei bendra apskaita. Tiek darbų vadovams, tiek komandos nariams labai patogu bus valdyti visus reikiamus dokumentus, o klientų duomenų bazė bus pasiekiama vos keletu kompiuterio pelės paspaudimų.

Verslo valdymo sistemos naudojimas labai nesudėtingas, daug funkcijų turintis, patogus naudoti, todėl tikrai lengvai darbuotojai “perpras” sistemą ir taip bus padidintas darbų vykdymo efektyvumas, jų planavimas ir koordinavimas. Reta įmonė gailisi įdiegusi savo verslo modulyje valdymo sistemą.